Pflichtangaben auf geschäftlichen E-Mails

Zu Jahresbeginn sind neue gesetzliche Vorschriften in Kraft getreten, welche an E-Mails dieselben formalen Anforderungen stellen wie an herkömmliche Geschäftsbriefe. Betroffen sind davon Unternehmen, die am Registergericht eingetragen sind, z. B. eine GmbH oder AG. Bei Mißachtung drohen Geldbußen.

Bisher mussten lediglich Geschäftsbriefe gewisse Mindestinformationen enthalten, wie beispielsweise die Angaben zur Firma und zum zuständigen Registergericht. Diese Regelungen wurden nun auf die elektronische Korrespondenz ausgedehnt. Das bedeutet, dass nun jede nach außen gerichtete E-Mail diese Angaben enthalten muss. Davon ausgenommen sind lediglich E-Mails, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung versandt werden und ausgefüllte Formulare beinhalten. Für Bestellscheine gilt diese Ausnahmeregelung jedoch nicht.

Die rechtliche Grundlage bildet dazu die Änderung der § 37a HGB, § 80 Abs.1 S.1 AktG und §35a Abs. 1 S.1 GmbHG.

Wird den geänderten Vorschriften nicht Folge geleistet, so können vom Registergericht Zwangsgelder verordnet werden bis zu einer Höhe von 5.000,- Euro. Darüber hinaus kann eine Abmahnung erfolgen, wenn Geschäftsbriefe, die Formfehler aufweisen, zu unlauteren Wettbewerbsvorteilen führen können. Gleiches gilt nun natürlich auch für E-Mails.